Google Workspaceでinfoメールや経理用メールを作る方法！

会社や組織で、お客様からの問い合わせを受ける「info@」や、経理関連の連絡を受ける「keiri@」といった共通のメールアドレスが必要になることはよくありますよね。Google Workspaceを使えば、このようなメールアドレスを簡単に作成し、複数の担当者で効率的に管理できます。

この記事では、Google Workspaceのグループとエイリアスという便利な機能を使って、infoメールや経理用メールを作成し、チームで共有する方法をわかりやすく解説します。これで、メールの管理がもっとスムーズになりますよ！

Google Workspaceグループとは？

Google Workspaceのグループは、特定の目的のためにユーザーをまとめることができる機能です。主に以下の用途で活用できます。

◼️メーリングリストとして利用する
グループのメールアドレスに送られたメールは、グループにいる全員に届きます。部署全体へのお知らせや、特定のプロジェクトメンバーへの連絡などに便利です。

◼️共同トレイとして利用する
複数人で共通のメール受信箱を共有し、お客様からの問い合わせ対応などをみんなで分担して行うことができます。

◼️アクセス権限の管理
GoogleドライブのファイルやGoogleサイトのページなど、Google Workspace上にあるものへのアクセスを、グループ単位でまとめて設定できます。

Google Workspaceでグループを作成する手順

Google Workspaceでグループを作るには、管理者の権限が必要です。 Google 管理コンソールにログインします。admin.google.com にアクセスして、管理者アカウントでログインしてください。「ディレクトリ」>「グループ」に進みます。「グループを作成」をクリックします。

「グループを作成」をクリックします。これでグループの作成は完了です。次にメンバーを追加しましょう。

メンバーを追加する

作ったグループをクリックして、「メンバー」タブを開きます。「メンバーを追加」をクリックします。追加したい人の名前やメールアドレスを入力して、「追加」をクリックします。

Google Workspaceのエイリアスとは？

エイリアスとは、簡単に言うと「別の名前」や「別名」のことです。たとえば、あなたが「山田太郎」という名前だとしても、友達からは「タロウ」と呼ばれることがありますよね。この「タロウ」がエイリアスのようなものです。

Google Workspaceのグループでは、一つのグループに複数のメールアドレスを持たせることができます。これがエイリアスです。

例えば、「info@yourdomain.com」という会社代表の問い合わせ用メールアドレスをグループとして持っているとします。このグループに「contact@yourdomain.com」というエイリアス（別のメールアドレス）を追加すると、どちらのアドレスにメールが来ても、同じグループのメンバーがメールを受け取れるようになります。

エイリアスはこんな時に便利！

特に「info@」や「keiri@」のような部署共通のメールアドレスを作る際に、エイリアスは非常に役立ちます。

• 代表窓口の統一：たとえば、「info@yourdomain.com」という代表窓口のグループがあり、そこに「contact@yourdomain.com」や「support@yourdomain.com」といったエイリアスを追加すれば、異なる目的のメールもすべて同じ担当チームで受け取れます。
• 部署ごとの連絡先を柔軟に：「keiri@yourdomain.com」という経理部のグループに、「billing@yourdomain.com」（請求用）や「payment@yourdomain.com」（支払い用）といったエイリアスを設定することで、メールの用途を分けることができます。実際に担当するメンバーは同じでも、送る側が迷うことなく適切なアドレスを選べます。
• キャンペーンやイベントのために、一時的に別のメールアドレスを使いたいとき
• 部署の名前が変わったけれど、以前のメールアドレスも引き続き使えるようにしたいとき

グループにエイリアスを設定する方法

Google管理コンソールにログインします。

• Google 管理コンソールにログインします。
• 「ディレクトリ」>「グループ」に進みます。
• エイリアスを追加したいグループをクリックします。
• 「グループのエイリアス」タブを開きます。
• 「エイリアスの追加」をクリックします。
• 新しいエイリアスとして使いたいメールアドレスを入力します。（例: inquiry@yourdomain.com）
• 「保存」をクリックします。

これで、新しいエイリアスがグループに追加されました。新しいエイリアス宛にメールを送ってみて、グループのメンバーが受け取れるか確認してみましょう。

まとめ

Google Workspaceのグループ機能とエイリアスを組み合わせることで、チーム内の情報共有やメール管理がとても楽になります。特に「info@」や「経理（keiri）@」のような代表窓口や部署の共通メールアドレスを運用する際に、エイリアスは非常に有効です。

これらの機能を活用して、あなたのGoogle Workspace環境をさらに快適にしてくださいね。